Cómo prevenir el robo por parte de empleados: Consejos prácticos para lugares de trabajo más seguros

Para detener el robo por parte de empleados, se necesita un sistema proactivo que combine sólidos controles internos, políticas claras y una cultura empresarial positiva . Se trata de dejar de reaccionar ante las pérdidas y, en su lugar, diseñar un lugar de trabajo donde el robo sea difícil de cometer y fácil de detectar. Esto implica abordar las causas fundamentales, no solo los síntomas.

Entendiendo el costo real del robo por parte de empleados

Cuando los dueños de negocios piensan en el robo por parte de empleados, suelen pensar directamente en la pérdida de efectivo o el robo de inventario. Y si bien estos son problemas graves, el verdadero daño es mucho más profundo. El robo por parte de empleados no solo supone una carga financiera; es una fuerza corrosiva que destruye la confianza, mina la moral del equipo y puede dañar permanentemente la reputación de la empresa.

Muchas organizaciones cometen el error de tratar el robo como un incidente aislado, atribuyéndolo a una sola persona. Esta mentalidad reactiva es un error crítico. En realidad, el robo interno suele ser un problema sistémico que pone de manifiesto importantes debilidades en la base operativa. Políticas imprecisas, falta de supervisión real y controles internos deficientes son los que crean las oportunidades que los empleados deshonestos aprovechan.

Más allá de la falta de efectivo e inventario

Pensar que el robo se limita a los bienes físicos es una visión peligrosamente limitada. El entorno laboral moderno ofrece innumerables vías para la mala conducta, y muchas de ellas son mucho menos obvias que una caja registradora vacía, pero igual de perjudiciales.

• Robo de tiempo: Este es increíblemente común. Incluye desde falsificar las hojas de horas y tomar descansos excesivamente largos hasta tener un trabajo extra en horario de trabajo. Aumenta silenciosamente los costos laborales y hunde la productividad.

• Robo de datos y propiedad intelectual: Un empleado podría salir de la empresa con listas de clientes, código de software propietario o estrategias comerciales confidenciales para vender a la competencia. El daño competitivo a largo plazo que esto puede causar puede ser devastador.

• Desembolsos fraudulentos: aquí es donde los empleados manipulan el sistema para canalizar el dinero de la empresa hacia sí mismos, ya sea creando facturas falsas, inflando informes de gastos o alterando los registros de nómina.

• "Sweethearting": es una práctica sutil pero costosa en la que un empleado ofrece regalos no autorizados o grandes descuentos a amigos y familiares, lo que afecta directamente sus ganancias con cada transacción.

Los datos ofrecen un panorama claro de la magnitud de este problema, destacando las asombrosas pérdidas anuales y la gran cantidad de empresas afectadas.

Estas estadísticas no son solo números; son una clara señal de que el robo por parte de empleados es un problema generalizado e increíblemente costoso. Subrayan por qué contar con controles internos sólidos es mucho más efectivo que simplemente reaccionar a posteriori.

Un problema sistémico exige una solución sistémica

Las cifras lo dejan meridianamente claro: el robo por parte de empleados es fundamentalmente un problema de control interno, no una serie de fallos morales aislados. Los examinadores de fraude certificados estiman que más del 95 % de las empresas se ven afectadas por el robo por parte de empleados, con pérdidas anuales que se disparan a unos 50 000 millones de dólares solo en Estados Unidos. Además, estudios han demostrado que los incidentes internos representan aproximadamente el 60 % de todas las pérdidas de inventario en ciertos sectores.

La siguiente tabla detalla algunos de los tipos de robo más comunes y sus consecuencias en el mundo real.

Tipos comunes de robo por parte de empleados y su impacto

Tipo de robo	Ejemplos del mundo real	Impacto empresarial
Robo de efectivo	Robo de fondos en caja, hurto de depósitos y creación de reembolsos fraudulentos.	Pérdida financiera inmediata, registros contables inexactos, confianza del cliente dañada.
Robo de inventario	Robo de mercancías para uso personal o reventa, falsificación de inventarios.	Márgenes de beneficio reducidos, escasez de existencias, interrupciones operativas, clientes insatisfechos.
Robo de datos y propiedad intelectual	Copiar bases de datos de clientes, secretos comerciales o software propietario.	Pérdida de ventaja competitiva, responsabilidad legal, grave daño a la reputación.
Fraude en el reembolso de gastos	Presentar recibos falsos, inflar reclamos de kilometraje, reclamar gastos personales.	Aumento de los costos operativos, erosión de la confianza interna, inexactitudes en los estados financieros.
Fraude en la nómina	Creación de empleados “fantasmas”, falsificación de horas trabajadas, inflación de pagos de comisiones.	Drenaje financiero directo, riesgos de incumplimiento y daño significativo a la moral de los empleados.

Estos ejemplos muestran cuán variado y dañino puede ser el robo interno, afectando todos los aspectos de la empresa, desde las finanzas hasta la cultura del equipo.

Al plantear el problema correctamente, se puede pasar de una mentalidad reactiva y punitiva a una estrategia proactiva y preventiva. Se trata de construir una organización resiliente desde cero, donde las políticas claras y una cultura ética sean la primera y mejor defensa. Después de todo, como hemos visto una y otra vez, el verdadero coste de las investigaciones reactivas suele ser mucho mayor que la pérdida inicial, lo que convierte a la prevención en el único enfoque financieramente viable.

Construyendo su primera línea de defensa con políticas claras

Su herramienta más poderosa en la lucha contra el robo interno no es un sistema de cámaras de alta tecnología ni una compleja configuración de seguridad. Comienza con algo mucho más fundamental: políticas empresariales claras, coherentes y bien comunicadas.

Estos documentos son la base fundamental de su estrategia de prevención. Crean un marco de expectativas que no deja lugar a ambigüedades. Sin una base política sólida, cualquier otro control que implemente se basa en terreno inestable. Cuando las normas son vagas, los empleados se ven obligados a interpretarlas, lo que crea zonas grises que pueden ser fácilmente explotadas.

Elaboración de un código de conducta hermético

El eje central de su marco de políticas debe ser un código de conducta integral. No se trata de una simple formalidad legal que se firma y se olvida; es un documento dinámico que define la brújula ética de su empresa. Debe describir explícitamente qué constituye robo, fraude y mala conducta en un lenguaje claro y sencillo.

Evite el texto genérico y repetitivo que encuentra en internet. Su código de conducta debe abordar los riesgos específicos a los que se enfrenta su negocio. Si gestiona una tienda minorista, debe detallar los procedimientos para el manejo de efectivo y mercancías. Si es una empresa tecnológica, debe abordar la protección de datos y la propiedad intelectual.

Para que su código de conducta sea verdaderamente efectivo, debe:

• Defina el robo de forma amplia. Vaya más allá de lo obvio. Incluya ejemplos de robo de tiempo (falsificación de horas), robo de datos (copia de listas de clientes), "consentimiento" (ofrecer descuentos no autorizados a amigos) y uso indebido de los activos de la empresa para beneficio propio.

• Establezca consecuencias claras. Indique las medidas disciplinarias exactas para el incumplimiento de las políticas, que pueden ir desde una advertencia formal hasta el despido inmediato y acciones legales. Esta claridad es un poderoso factor disuasorio.

• Sea accesible. Sus políticas no pueden quedar olvidadas en un rincón del servidor de la empresa. Facilite su acceso a ellas en un manual del empleado o en un portal interno compartido al que todos puedan acceder.

Una política que no se comunica es solo papel mojado. El objetivo es crear una cultura donde cada miembro del equipo comprenda las reglas, sepa por qué existen y se asegure de que se apliquen de forma justa y coherente para todos, sin excepciones.

Desarrollo de políticas operativas específicas

Más allá de un código de conducta general, necesita políticas específicas y viables para las áreas de alto riesgo de su negocio. Estos documentos de procedimiento convierten sus directrices éticas generales en normas operativas diarias. Considérelas las instrucciones prácticas que fortalecen sus esfuerzos de prevención.

Los procedimientos imprecisos son una invitación abierta a problemas. Por ejemplo, una política que simplemente diga "todos los gastos deben ser aprobados" es débil e inútil. Una política sólida indicaría: "Todos los informes de gastos superiores a $100 requieren la aprobación del gerente directo del empleado y de un miembro del departamento de finanzas antes del reembolso". ¿Ves la diferencia? Se trata de ser específico.

Las áreas clave que requieren políticas específicas incluyen:

• Manejo de efectivo: Detalle cada paso para abrir y cerrar cajas, realizar depósitos bancarios y gestionar la caja chica. Una buena regla es exigir la presencia de dos empleados durante los arqueos de caja para garantizar una rendición de cuentas inmediata.

• Gestión de inventario: Describa el proceso de recepción de mercancías, conteos cíclicos y gestión de devoluciones o inventario dañado. Esto le ayudará a detectar rápidamente discrepancias que podrían indicar un robo.

• Gastos y reembolsos: Establezca normas estrictas para la presentación de gastos. Exija recibos originales detallados (¡no recibos de tarjetas de crédito!) y defina claramente qué constituye un gasto comercial legítimo.

Una vez trabajé con una empresa que tenía un proceso de pago a proveedores poco riguroso. Un empleado de cuentas por pagar se dio cuenta de que podía crear una factura falsa de una empresa inexistente, aprobarla él mismo y emitir un cheque. Esto duró meses, costándole a la empresa decenas de miles de dólares antes de que una auditoría externa finalmente lo detectara.

Una política sencilla que exigiera que una persona distinta a la que procesa los pagos aprobara las facturas —un principio fundamental conocido como segregación de funciones— habría frenado este fraude de inmediato. Esta es una lección crucial sobre cómo una pequeña laguna en la política puede provocar una pérdida financiera significativa, y es un ejemplo perfecto de cómo prevenir el robo de empleados antes de que comience.

Es fácil pensar que detener el robo se trata de construir una fortaleza, pero rara vez es así. La verdadera prevención consiste en diseñar un lugar de trabajo donde la mala conducta sea difícil de cometer y aún más difícil de ocultar. Unas políticas sólidas son la base, pero el verdadero soporte estructural proviene de unos controles internos inteligentes.

Éstas no son teorías complicadas; son procedimientos prácticos y cotidianos que reducen la tentación y aumentan la responsabilidad, haciendo que su lugar de trabajo sea un blanco mucho menos atractivo para el robo.

En el centro de todo esto se encuentra el principio de segregación de funciones . Es un concepto simple: ninguna persona debería controlar por sí sola cada paso de un proceso financiero crítico. Cuando un solo empleado puede iniciar, aprobar y registrar una transacción, prácticamente se deja la puerta de la bóveda abierta. Dividir estas responsabilidades crea un sistema natural de pesos y contrapesos donde los miembros del equipo, sin saberlo, auditan el trabajo de los demás.

El poder de separar funciones clave

Analicemos su proceso de cuentas por pagar. Imagine que la misma persona que añade nuevos proveedores a su sistema también puede aprobar sus facturas y emitir los cheques. ¿Qué le impide crear una empresa fantasma, presentar facturas falsas y pagarse a sí mismos? No es una trama cinematográfica descabellada; es un caso clásico de fraude que se repite con más frecuencia de lo que se cree.

He aquí una forma sencilla de separar esas tareas y cerrar esa puerta:

• Rol 1 (Empleado de AP): Ingresa nuevos proveedores y procesa facturas entrantes.

• Rol 2 (Jefe de Departamento): Revisa y aprueba las facturas de su equipo, confirmando que la empresa realmente recibió los bienes o servicios.

• Rol 3 (Gerente de Finanzas): Da la aprobación final para el pago después de verificar las aprobaciones.

Esta configuración dificulta enormemente que una sola persona manipule el sistema. Ningún empleado tiene el control suficiente para ejecutar un plan fraudulento, y eso por sí solo constituye un poderoso factor disuasorio.

Reforzando las defensas físicas y digitales

Sus controles no se limitan a los procesos financieros. Deben abarcar todos los activos de la empresa, tanto físicos como digitales. Los controles de acceso se centran en garantizar que los empleados solo accedan a las áreas, la información y los sistemas que necesitan para realizar su trabajo, y nada más.

En el aspecto físico, esto va mucho más allá de cerrar la puerta principal por la noche. Para las empresas que se toman en serio la seguridad de sus activos, soluciones profesionales como cerraduras avanzadas y sistemas de tarjetas de acceso son imprescindibles. Podría considerar contratar a expertos en servicios de cerrajería comercial especializados para instalar tarjetas de acceso en áreas de alto valor, como su sala de servidores o almacén de inventario. Esto no solo restringe el acceso, sino que crea un registro digital que le indica exactamente quién ha entrado, dónde y cuándo.

Digitalmente, estos controles son aún más cruciales. Es necesario operar con el principio del mínimo privilegio , lo que significa que cada empleado tiene el mínimo acceso al sistema requerido para su puesto. Un asistente de marketing, por ejemplo, no debería tener ningún motivo para acceder a registros detallados de nómina. Aspectos como políticas de contraseñas seguras, la autenticación multifactor obligatoria y las auditorías periódicas de los derechos de acceso de los usuarios no son solo buenas prácticas, sino que son innegociables.

Uno de los controles internos más eficaces, aunque poco conocidos, es la política de vacaciones obligatorias. Obligar a los empleados con funciones sensibles a tomarse al menos una semana libre consecutiva al año implica que otra persona tenga que asumir sus responsabilidades. Este sencillo ejercicio de capacitación cruzada es increíblemente eficaz para descubrir esquemas de fraude que dependen de la presencia constante del empleado original para ocultar sus huellas.

Una revisión rápida puede revelar deficiencias que se pueden solucionar de inmediato.

Lista de verificación rápida de auditoría de controles internos

Área de control	Pregunta clave que debe hacerse	Acción si "No"
Segregación de funciones	¿La persona que maneja los depósitos de efectivo es diferente de la que concilia los extractos bancarios?	Asigne estas tareas a personas separadas de inmediato.
Controles de acceso	¿Se revocan las credenciales de acceso físico y del sistema de los antiguos empleados en su último día?	Cree una lista de verificación de salida formal para que esto nunca se omita.
Monitoreo de transacciones	¿Todos los informes de gastos superiores a una cierta cantidad (por ejemplo, $200 ) necesitan la firma de un gerente?	Configure un flujo de trabajo de aprobación de varios niveles para todos los gastos.
Gestión de inventario	¿Realiza controles de inventario periódicos y sin previo aviso?	Programe y realice recuentos de inventario aleatorios para verificar sus registros.

Implementar estos controles no se trata de microgestionar al personal ni de generar desconfianza. Se trata de crear un entorno justo, transparente y seguro que proteja a sus empleados honestos y disuada a cualquiera que pueda verse tentado. Transmite un mensaje claro de que su organización se toma en serio la integridad y la responsabilidad.

Fomentar una cultura de confianza e integridad

Si bien las políticas y los controles internos sólidos son esenciales, no funcionan de forma aislada. Su escudo más poderoso y sostenible contra el robo interno es un ambiente de trabajo positivo basado en la confianza y el respeto mutuo.

Cuando los empleados se sienten valorados, con una remuneración justa y conectados con la misión de la empresa, la motivación para la mala conducta se desploma. Sentirse tratado injustamente, o como un engranaje más del sistema, es un gran impulsor del comportamiento deshonesto. Centrarse en el lado humano de la organización no es solo un lujo; es una estrategia de prevención fundamental.

Esta defensa cultural no comienza el primer día de trabajo. Empieza con un proceso de contratación minucioso, diseñado para incorporar a personas que realmente se alineen con los valores de la empresa.

Contratación basada en la honestidad y la integridad

Incorporar a las personas adecuadas es su primera y mejor oportunidad para mitigar el riesgo. Un proceso de contratación apresurado que omite la verificación de antecedentes puede generar graves vulnerabilidades en su empresa.

Un protocolo de contratación bien estructurado siempre debe incluir:

• Verificación de antecedentes conforme: Esto es indispensable para cualquier puesto con acceso a datos financieros, inventario o información confidencial. Asegúrese de que su proceso cumpla plenamente con todas las regulaciones federales y estatales, como la Ley de Informes de Crédito Justos (FCRA).

• Verificación exhaustiva de referencias: No se limite a confirmar las fechas de empleo. Haga preguntas específicas a sus gerentes anteriores sobre la confiabilidad, la ética laboral y la integridad del candidato. Se sorprenderá de lo que puede aprender de una conversación breve y profesional.

Esta evaluación inicial no se trata de asumir lo peor. Se trata de hacer la debida diligencia para proteger a tu equipo, tus activos y la cultura que intentas construir. Un solo empleado deshonesto puede echar por la borda años de arduo trabajo.

Capacitación que construye una mentalidad ética

Una vez que haya contratado al personal adecuado, la capacitación continua es fundamental para reforzar sus estándares éticos. Esto va mucho más allá de que los nuevos empleados firmen un documento de políticas durante la incorporación. Una capacitación eficaz le da vida a su código de conducta.

Utilice situaciones reales para demostrar qué constituye un robo, desde ejemplos obvios como robar dinero hasta formas más sutiles como el robo de tiempo. Sorprendentemente, un estudio reciente reveló que el 67 % de los empleados admitió haber cometido algún tipo de robo en el lugar de trabajo, siendo el uso indebido del tiempo de la empresa el más común. Estas son pérdidas que las cámaras nunca captarán, lo que subraya la necesidad de un enfoque que priorice la cultura en lugar de la vigilancia invasiva.

Construir una base ética sólida no es algo que se logra una sola vez; es un proceso continuo. La verdadera integridad se convierte en parte del ADN de su empresa cuando el comportamiento ético se discute constantemente, el liderazgo lo modela y se celebra como un componente fundamental del éxito.

Su capacitación también debe explicar claramente cómo los empleados pueden reportar inquietudes. Las personas necesitan saber que existe una forma segura, confidencial y anónima de hablar sin temor a represalias. Una política de puertas abiertas o una línea directa de denuncia de irregularidades puede ser invaluable para descubrir problemas antes de que se agraven. Puede obtener más información sobre cómo calcular el ROI cultural de la integridad en nuestra guía detallada.

El papel del gerente en la detección de señales de socorro

Los gerentes están en la primera línea de defensa de su cultura. Están en la posición perfecta para detectar las primeras señales de alerta de angustia de los empleados que, a veces, pueden preceder a actos deshonestos.

Los cambios repentinos de comportamiento, las señales de dificultades económicas o una clara desconexión pueden ser indicadores de que un empleado está bajo presión. Un gerente comprensivo que se comunica regularmente con su equipo y ofrece recursos como los programas de asistencia al empleado (PAE) a menudo puede intervenir positivamente antes de que alguien tome una decisión desesperada y perjudicial.

Este enfoque proactivo y empático es la esencia de una cultura sana. Transforma el lugar de trabajo de un lugar de sospecha a uno de apoyo, convirtiéndolo en la estrategia más eficaz a largo plazo para prevenir el robo por parte de empleados.

Uso de la tecnología para identificar riesgos de forma proactiva

Seamos claros: la prevención moderna no se trata de vigilar cada movimiento de los empleados. La vieja forma de pensar —la vigilancia excesiva— es un callejón sin salida. Se trata de hacer un cambio estratégico, dejando de lado las medidas reactivas y priorizando la detección de riesgos antes de que se conviertan en incidentes graves.

El verdadero punto de inflexión reside en comprender la enorme diferencia entre la monitorización intrusiva y la detección de riesgos éticos. La vigilancia invasiva, como leer correos electrónicos privados o rastrear pulsaciones de teclas, es una forma fantástica de socavar la moral y fomentar una cultura de profunda desconfianza. La detección de riesgos éticos es el polo opuesto. Se trata de conectar datos objetivos de diferentes sistemas para detectar situaciones que no se ajustan a sus políticas y operaciones habituales.

Más allá de la vigilancia: señales de riesgo ético

Las plataformas de detección de riesgos éticos funcionan recopilando datos de sus sistemas operativos existentes (por ejemplo, RR. HH., control de acceso, finanzas y TI) para detectar indicadores de riesgo específicos. No se trata de juicios ni acusaciones. Son hechos verificables que, al analizarlos, podrían indicar una debilidad en sus controles internos o un posible problema de integridad.

Este enfoque se basa en el respeto. Preserva la privacidad y la dignidad de los empleados porque analiza patrones de comportamiento, no el contenido de sus conversaciones. Se centra en el "qué", el "cuándo" y el "dónde", nunca en el "por qué".

A continuación se presentan algunos ejemplos reales del tipo de indicadores de riesgo que estas plataformas pueden mostrar:

• Patrones de acceso inusuales: Un empleado del departamento de contabilidad realiza repetidos intentos de acceder a archivos seguros en el servidor de ingeniería, todo ello a altas horas de la noche.

• Violaciones de políticas: Un gerente aprueba un informe de gastos para uno de sus informes directos que excede con creces los límites de la política establecida por la empresa.

• Conflictos de segregación de funciones: el mismo usuario que crea un nuevo proveedor en el sistema de pago es también el que aprueba la primera factura de ese mismo proveedor.

Por sí solo, cualquiera de estos podría ser un error involuntario. Pero cuando un sistema detecta varios indicadores relacionados para la misma persona en un corto periodo de tiempo, proporciona a la dirección una base objetiva para iniciar una revisión justa y estructurada. Ya no se actúa por intuición ni por chismes de oficina. Esta es la idea central detrás de cómo la innovación tecnológica revoluciona la prevención de riesgos internos y psicosociales , lo que cambia el objetivo de buscar culpables a solucionar el problema del sistema.

El objetivo no es detectar a las personas que cometen faltas, sino encontrar y corregir las lagunas procesales que posibilitan la mala conducta. Esta tecnología actúa como herramienta de apoyo a la supervisión humana, garantizando que cualquier seguimiento se base en pruebas documentadas, no en sospechas.

Cómo las plataformas de detección de riesgos apoyan la supervisión humana

Estas plataformas no son jueces automatizados. No toman decisiones ni sacan conclusiones precipitadas sobre las intenciones de un empleado. Considérelas un sistema de alerta temprana altamente sofisticado que convierte datos dispersos y confusos en información estructurada y práctica para sus equipos de RR. HH., cumplimiento normativo y seguridad.

Un elemento clave para prevenir el robo de empleados en la actualidad son los procesos sólidos para proteger la información confidencial. Esto implicaimplementar cuidadosamente prácticas seguras de destrucción de datos para hardware antiguo a fin de evitar que los datos se pierdan. Del mismo modo, las plataformas de detección de riesgos ayudan a proteger sus activos digitales al detectar comportamientos de riesgo antes de que se conviertan en una filtración de datos.

Al reunir toda esta información sobre riesgos en un solo lugar, estas herramientas garantizan que cualquier seguimiento se gestione de forma coherente y en total cumplimiento de la política y las normas legales de la empresa. Crean un registro documentado y auditable que facilita un proceso justo para todos los involucrados: un gran avance respecto a las investigaciones desorganizadas, improvisadas con hojas de cálculo y rumores.

En definitiva, este enfoque para prevenir el robo por parte de empleados refuerza una cultura de integridad. Demuestra a su equipo que la organización está comprometida con procesos transparentes y una gestión objetiva de riesgos, no con una aplicación arbitraria.

Cómo responder ante un presunto robo por parte de un empleado

Ese momento desgarrador en el que sospechas que un empleado te está robando es un punto de inflexión crucial. Si reaccionas con emoción, podrías arruinar tu propio caso, violar los derechos de esa persona y llevar a tu empresa directamente a una demanda. Pero si ignoras las señales de alerta, estás dejando que un pequeño incendio se convierta en una llamarada que podría causar pérdidas devastadoras.

Gestionar esto requiere serenidad y un plan claro. Su primer instinto podría ser confrontar a la persona en el acto, pero no lo haga. Las acusaciones sin fundamento son una vía rápida para una demanda por difamación. En cambio, el objetivo es iniciar una investigación estructurada, discreta y justa para obtener los hechos. No se trata de hacer de detective; se trata de seguir un proceso que proteja a todos los involucrados, incluida la empresa.

Reúna a su equipo de respuesta

Intentar gestionar una investigación de robo por su cuenta es uno de los errores más comunes (y costosos) que puede cometer un gerente. Es fundamental contar con un equipo multidisciplinario para garantizar que se cubran todos los aspectos, desde el cumplimiento legal hasta las políticas internas.

Su equipo principal siempre debe incluir:

• Recursos Humanos (RR. HH.): Los profesionales de RR. HH. saben cómo abordar estos temas delicados. Se aseguran de que la investigación sea justa, se ajuste a la política de la empresa y respete los derechos de los empleados.

• Asesoría legal: Involucre a su abogado desde el principio. Él podrá asesorarlo sobre los riesgos legales, ayudarle a preservar las pruebas correctamente y asegurarse de que sus acciones no generen responsabilidad por despido injustificado.

• Un gerente senior o propietario de una empresa: el liderazgo debe estar informado para autorizar la investigación y tomar la decisión final en función de lo que encuentre.

Este equipo crea un sistema crucial de pesos y contrapesos. Impide que cualquier persona actúe con sesgo o información incompleta y establece un proceso formal y defendible desde el principio.

Recopilar evidencia de la manera correcta

Con su equipo en marcha, la atención se centra en recopilar pruebas. La clave es recopilar información sin violar la expectativa razonable de privacidad del empleado. Cíñase a los activos y datos de la empresa.

Por ejemplo, generalmente se está en terreno seguro al revisar los registros informáticos de la empresa, las grabaciones de seguridad de las zonas comunes o los registros financieros. Pero registrar el bolso personal de un empleado o escuchar sus llamadas telefónicas privadas casi con toda seguridad traspasaría los límites legales.

Busque pruebas objetivas en lugares como:

• Registros financieros: ¿Hay un número inusual de ventas anuladas o reembolsos procesados por un empleado específico? Los informes de excepciones financieras están diseñados para detectar estas anomalías rápidamente.

• Informes de inventario: cuando los registros de inventario no coinciden con lo que hay físicamente en el estante, puede indicar directamente que faltan productos.

• Registros de acceso: Los registros de acceso físicos y digitales pueden colocar a un empleado en un área restringida en un momento inusual, proporcionando una pieza clave del rompecabezas.

• Imágenes de vigilancia: El video puede ser increíblemente potente, pero debe manejarse con cuidado. Asegúrese de que el uso de las cámaras cumpla plenamente con las leyes locales y sus propias políticas escritas.

Toda su investigación debe basarse en hechos documentados, no en intuiciones ni suposiciones. Cada prueba, cada entrevista, cada paso que dé debe registrarse y documentarse. Este meticuloso registro documental es su mejor defensa si alguna vez se cuestionan sus acciones.

Realizar la entrevista de investigación

Una vez que tenga suficientes pruebas, probablemente tendrá que reunirse con el empleado. Este es el paso más delicado de todo el proceso. Debe ser gestionado por un profesional de RR. HH. con experiencia, con otro gerente presente como testigo.

El objetivo no es obligar a alguien a confesar. Es presentar los hechos que se han encontrado y darle al empleado una oportunidad justa de explicar lo que está sucediendo.

Algunas reglas básicas para una entrevista exitosa:

1. Planifique la reunión: Elija un espacio privado y neutral. Tenga toda la documentación organizada y lista antes de que entre el empleado.

2. Mantenga la calma y sea objetivo: Presente los hechos sin hacer acusaciones. En lugar de decir: "Robaste dinero de la caja registradora", intenta decir: "Hemos detectado un patrón de transacciones de efectivo anuladas en tus turnos y nos gustaría entender por qué".

3. Escuche más de lo que habla: Dé a la persona la oportunidad real de responder sin interrumpirla. Su explicación, o su silencio, es una pieza clave de información.

4. Documentar todo: el testigo debe tomar notas detalladas de toda la conversación, incluidas las preguntas específicas que hizo y las respuestas exactas del empleado.

Con base en la evidencia y la entrevista, su equipo de respuesta puede tomar una decisión informada. El resultado podría ser desde más capacitación (si se trató de un error involuntario) hasta medidas disciplinarias, despido o incluso la intervención de las fuerzas del orden en casos de delitos graves. Siguiendo un proceso estructurado y justo, puede evitar que una situación problemática se convierta en una pesadilla legal y reputacional.

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