Exemple de politique en matière de conflits d'intérêts : une défense proactive contre les menaces internes

Une politique de gestion des conflits d'intérêts solide est bien plus qu'un simple document à classer pour des raisons de conformité : c'est l'un de vos meilleurs remparts contre les menaces internes et un pilier essentiel de la gestion des risques éthiques. Elle établit un cadre formel pour identifier, déclarer et gérer les situations où des intérêts personnels pourraient compromettre le jugement professionnel, protégeant ainsi votre organisation contre d'importantes responsabilités et atteintes à sa réputation. Ce guide vous accompagnera dans l'élaboration de votre propre politique, en commençant par un exemple complet que vous pourrez adapter pour atténuer les risques liés au facteur humain.

Pourquoi une politique formelle de gestion des conflits d'intérêts est essentielle

Gérer les conflits d'intérêts de manière informelle, en adoptant une approche du type « on verra bien », expose votre organisation à des risques humains évitables. Sans règles claires et écrites, les employés risquent même de ne pas identifier un conflit. Pire encore, certains pourraient exploiter intentionnellement les zones grises à des fins personnelles. Cela ouvre la porte à d'importantes responsabilités financières, réputationnelles et juridiques, qui peuvent rapidement dégénérer d'un simple manquement à l'éthique en fraude ou faute grave. C'est pourquoi les enquêtes réactives sont un modèle voué à l'échec.

Une politique formelle de gestion des conflits d'intérêts constitue un mécanisme de gouvernance fondamental, essentiel à une prévention proactive. Elle permet de rendre visibles et gérables les risques latents en établissant des règles d'engagement claires, en définissant précisément ce qui constitue un conflit et en décrivant une procédure transparente de déclaration et de résolution avant que le préjudice ne survienne.

Atténuer les menaces internes de manière proactive

L'intérêt principal d'une politique formelle réside dans sa capacité à atténuer les menaces internes avant qu'elles ne s'aggravent. En exigeant des employés qu'ils signalent les conflits d'intérêts potentiels, on passe d'une approche réactive – consistant à lancer des enquêtes coûteuses après un incident – à une approche préventive. Cette démarche proactive permet d'anticiper les problèmes tels que le népotisme, les achats biaisés ou les fuites de données confidentielles avant qu'ils ne nuisent à l'entreprise.

Les données sont sans équivoque : des politiques formelles réduisent sensiblement le risque de conflit d’intérêts. Les organisations dotées de politiques écrites en la matière et d’obligations de déclaration font état de taux de malversations nettement inférieurs. Par exemple, une enquête intersectorielle a révélé que 82 % des entreprises disposant d’une politique documentée en la matière ont pris des mesures préventives en cas de conflit d’intérêts, ce qui s’est traduit par une diminution de 28 % des cas de fraude interne . Il s’agit ici de prévention, et non d’enquêtes a posteriori.

Garantir la conformité légale et réglementaire

Du point de vue de la conformité, une politique documentée est indispensable. Face à l'évolution constante du cadre réglementaire actuel, notamment aux exigences de la loi sur la transparence des entreprises , il est essentiel de disposer d'une politique formelle de gestion des conflits d'intérêts pour garantir la conformité légale et une conduite éthique des affaires.

Cela constitue une preuve concrète, pour les organismes de réglementation, les auditeurs et les parties prenantes, que votre organisation prend au sérieux l'éthique de ses opérations et de sa gouvernance. C'est particulièrement crucial dans les secteurs fortement réglementés, où les conséquences du non-respect des règles peuvent être désastreuses. Comprendre précisément ce qui constitue un conflit d'intérêts pour les employés est la première étape, et la plus importante, pour se prémunir contre ce risque.

Éléments essentiels d'une politique efficace en matière de conflits d'intérêts

Toute politique de gestion des conflits d'intérêts digne de ce nom repose sur des principes clairs et applicables. L'objectif est de protéger l'organisation des risques liés au facteur humain, et la simple possession d'un document ne constitue pas une stratégie. Sa véritable force réside dans sa structure et la clarté de ses dispositions, qui vont au-delà du contenu théorique pour aborder concrètement l'impact sur l'activité.

Pour les décideurs en matière de conformité, de ressources humaines ou de services juridiques, la compréhension de ces éléments fondamentaux est essentielle. C'est la seule façon d'élaborer une politique qui réduise concrètement la responsabilité de l'entreprise et résiste à l'examen des autorités de réglementation. Une politique solide offre à chacun un cadre pratique pour identifier et gérer les conflits, garantissant ainsi que chaque employé, du personnel de première ligne à la direction, sache précisément ce que l'on attend de lui.

Définition du périmètre et de l'objectif

Tout d'abord, votre politique doit clairement définir son objectif . C'est ici que vous expliquez sa raison d'être. Il ne s'agit pas simplement d'énumérer des règles ; il s'agit de préserver l'intégrité, de garantir l'impartialité des décisions et de protéger la réputation et les intérêts financiers de l'entreprise. Un énoncé clair et précis donnera le ton à l'ensemble du document.

Ensuite, il est impératif de définir le champ d'application et les modalités de cette politique. Qui, précisément, est concerné par ces règles ? Soyez clair et précis. Indiquez qu'elles s'appliquent à tous les employés, dirigeants, membres du conseil d'administration, et même aux principaux prestataires ou bénévoles, le cas échéant. Ne laissez aucune place à l'ambiguïté.

Définitions clés et processus de divulgation

Une politique formulée de manière vague est une politique comportant des failles. Pour éviter tout risque, il est essentiel de définir clairement ce qui constitue un conflit. Vos définitions doivent être exhaustives et couvrir les principaux facteurs de risque liés au facteur humain.

• Conflits d'intérêts financiers : Cela inclut toute situation dans laquelle une personne ou un proche parent pourrait tirer un avantage financier d'une décision de l'entreprise, comme la possession d'actions d'un fournisseur ou la réception de pots-de-vin.

• Conflits personnels et relationnels : cela concerne les situations impliquant la famille, les amis proches ou les partenaires amoureux. Par exemple, le népotisme dans l’embauche ou l’attribution d’un contrat à l’entreprise d’un membre de la famille.

• Activités professionnelles extérieures : La politique doit aborder les activités des employés en dehors du travail, notamment si ces engagements peuvent concurrencer l'entreprise ou détourner leur attention et leurs ressources.

Une fois la notion de conflit d'intérêts définie, il est essentiel de mettre en place une procédure de déclaration claire. Ce mécanisme permet de rendre publics les conflits potentiels. Il doit préciser comment, quand et à qui les employés doivent signaler un problème potentiel. L'utilisation d'un formulaire de déclaration standardisé est une bonne pratique : elle garantit une traçabilité cohérente des données pour l'analyse et la gestion des risques liés à l'IA et aux interactions humaines.

Un processus de divulgation efficace est essentiel à une gestion proactive des risques. Il transforme la politique, d'un document statique, en un outil dynamique permettant à l'organisation d'identifier et de traiter les risques liés aux facteurs humains avant qu'ils ne dégénèrent en incidents coûteux ou en atteintes à sa réputation.

Mécanismes et conséquences de l'examen

Un employé signale un conflit d'intérêts potentiel. Que se passe-t-il ensuite ? La politique interne doit définir clairement un mécanisme d'examen et de gestion . Cette section doit désigner une personne ou un comité spécifique – comme un responsable de la conformité ou un comité d'éthique – chargé d'évaluer les signalements et de décider des mesures à prendre. Ces mesures peuvent aller jusqu'à la récusation, la cession d'un intérêt financier, voire une réaffectation.

Enfin, cette politique doit être contraignante. Une section relative à son application et aux conséquences du non-respect est absolument essentielle. Elle doit stipuler que le défaut de déclaration d'un conflit d'intérêts ou la violation de la politique entraînera des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement. Cela renforce la gravité de la politique et favorise la responsabilisation. Son élaboration rigoureuse constitue un élément crucial de tout cadre de gouvernance essentiel .

Pour résumer, voici un aperçu des sections non négociables qui constituent une politique solide en matière de conflits d'intérêts.

Éléments essentiels d'une politique en matière de conflits d'intérêts

Composante de politique	Objectif principal	Détails clés à inclure
Déclaration d'intention	Pour établir le « pourquoi » de cette politique.	Expliquez l'engagement en matière d'intégrité, d'impartialité et de protection de la réputation et des actifs de l'organisation.
Portée et applicabilité	Définir les personnes couvertes par la police d'assurance.	Énumérez explicitement toutes les parties concernées (employés, dirigeants, membres du conseil d'administration, entrepreneurs, etc.).
Définitions clés	Afin d'éliminer toute ambiguïté quant à ce qui constitue un conflit.	Fournissez des exemples clairs de conflits d'intérêts financiers, personnels, relationnels et liés à des activités professionnelles extérieures.
Processus de divulgation	Créer un canal clair pour le signalement des conflits potentiels.	Détaillez les modalités de signalement (comment, quand et à qui). Incluez les liens vers les formulaires requis.
Examen et gestion	Décrire les étapes suivies après une divulgation.	Désignez la partie responsable (par exemple, le responsable de la conformité) et énumérez les solutions potentielles.
Application et conséquences	Pour garantir la responsabilisation et dissuader les infractions.	Indiquez l'éventail des mesures disciplinaires en cas de non-respect des règles, y compris le licenciement.

Considérez ces éléments comme les murs porteurs de votre police d'assurance. Sans l'un d'eux, toute la structure devient instable et bien moins efficace pour protéger l'organisation contre des risques très réels et très humains.

Modèle de politique de gestion des conflits d'intérêts

Une politique de gestion des conflits d'intérêts bien conçue n'est pas qu'un simple document juridique : c'est l'outil qui permet de concrétiser les principes de gouvernance. Ce modèle de politique de gestion des conflits d'intérêts est conçu comme un guide complet pour les responsables RH, juridiques et de la conformité. Il rassemble tous les éléments essentiels dans une structure claire et juridiquement solide afin de prévenir les risques internes.

Considérez ce modèle comme une base solide. Vous devrez remplacer les éléments génériques par les informations spécifiques à votre organisation. Et, bien sûr, faites examiner la version finale par votre conseiller juridique afin de vous assurer qu'elle correspond à votre réalité opérationnelle et aux lois locales. Il s'agit d'un excellent point de départ pour protéger votre organisation.

Partie 1 : Introduction et objectif

1.1 Titre de la politique : Politique en matière de conflits d'intérêts et de conduite des affaires

1.2 Objet La présente politique vise à protéger l'intégrité de [Nom de l'entreprise], ainsi que la réputation de notre entreprise et de ses employés. Son objectif est de garantir que chaque décision commerciale soit prise exclusivement dans le meilleur intérêt de [Nom de l'entreprise], en toute indépendance vis-à-vis de tout intérêt personnel ou gain. Ce document définit le cadre d'identification, de déclaration et de gestion de tout conflit d'intérêts, réel, potentiel ou apparent, afin de prévenir tout manquement à la responsabilité.

1.3 Champ d'application et applicabilité La présente politique s'applique à tous les employés (à temps plein, à temps partiel et temporaires), aux dirigeants et aux membres du conseil d'administration de . Elle couvre également tous les entrepreneurs, consultants ou agents agissant au nom de la société.

Partie 2 : Définitions des conflits

Un conflit d'intérêts survient lorsque les intérêts privés d'une personne — tels que ses avoirs financiers, ses relations personnelles ou ses activités extérieures — peuvent indûment influencer son jugement professionnel ou ses décisions au sein de l'organisation. Il est essentiel d'éviter même l' apparence d'un conflit d'intérêts afin de préserver l'intégrité de l'organisation.

Voici quelques exemples courants, sans toutefois s'y limiter :

• Conflits d'intérêts financiers : situations dans lesquelles un employé ou un proche parent pourrait en tirer un avantage financier. Cela inclut la détention d'une participation importante ( plus de 1 % ) dans un concurrent, un fournisseur ou un client, ou l'acceptation de paiements ou de prêts de ces entités.

• Conflits relationnels : Ils découlent de relations personnelles avec des personnes avec lesquelles vous faites affaire ou avec lesquelles vous êtes en concurrence. Cela concerne l’embauche, la supervision ou la prise de décisions commerciales impliquant un membre de la famille, un partenaire amoureux ou un ami proche.

• Activités professionnelles extérieures : occuper un emploi, un rôle de consultant ou un poste au conseil d'administration d'une autre entreprise, surtout si cette entreprise est concurrente, fait affaire avec elle ou absorbe du temps qui nuit à l'exécution du travail.

• Cadeaux et invitations : Accepter des cadeaux, des repas ou des invitations allant au-delà des usages professionnels peut créer un sentiment d’obligation. Tout cadeau d’une valeur supérieure à [montant à préciser] doit être déclaré.

• Utilisation des ressources de l'entreprise : L'utilisation des actifs, des informations ou de sa position au sein de l'entreprise à des fins personnelles ou au profit d'une entité extérieure est strictement interdite.

Partie 3 : Procédures de divulgation

La divulgation proactive est le fondement de cette politique. Les employés ont la responsabilité permanente de signaler tout conflit d'intérêts, réel, potentiel ou apparent, dès qu'ils en ont connaissance. Cette transparence est essentielle pour neutraliser les risques liés aux facteurs humains avant qu'ils ne s'aggravent.

3.1 Déclaration initiale et annuelle Tous les employés sont tenus de remplir un formulaire de déclaration de conflit d’intérêts à trois moments clés :

1. Dès le début de l'emploi.

2. Chaque année, dans le cadre du cycle de conformité de l'entreprise.

3. Chaque fois qu'un nouveau conflit potentiel surgit.

3.2 Procédure de signalement : Tout conflit d’intérêts potentiel doit être immédiatement signalé par écrit au supérieur hiérarchique direct de l’employé et à l’autorité compétente. Cette déclaration doit comporter une description détaillée de la situation, des parties concernées et de la nature du conflit potentiel.

Révéler un conflit d'intérêts potentiel n'est pas un aveu de culpabilité. C'est un acte d'intégrité qui permet à l'organisation d'examiner la situation et de mettre en place des mesures de protection, préservant ainsi l'employé et l'entreprise de toute responsabilité et atteinte à leur réputation.

Partie 4 : Examen et gestion

Dès réception d'une déclaration, les faits seront examinés afin de déterminer l'existence d'un conflit d'intérêts. Ce processus se veut équitable, objectif et cohérent.

4.1 Évaluation L’évaluateur désigné analysera les informations divulguées afin de déterminer le niveau de risque qu’elles représentent pour l’entreprise. Cette analyse pourra impliquer des discussions avec l’employé et les gestionnaires concernés afin d’obtenir une compréhension complète de la situation.

4.2 Plans de gestion En cas de conflit avéré, un plan de gestion sera élaboré. Son objectif est de gérer la situation afin de prévenir tout préjudice. Les solutions courantes comprennent :

• Récusation : L’employé devra s’abstenir de toute discussion ou prise de décision relative à la question conflictuelle.

• Réaffectation : Les fonctions de l'employé peuvent être modifiées afin de l'éloigner de la zone de conflit.

• Cession d'actifs : L'employé peut être tenu de céder un intérêt financier à l'origine du conflit.

• Supervision par un tiers : Une partie indépendante peut être mandatée pour superviser les transactions ou les décisions.

Tous les plans de gestion seront consignés par écrit et approuvés par l'employé. Il est essentiel d'élaborer une politique adaptée aux besoins spécifiques de votre organisation ; pour des conseils plus approfondis, vous pouvez vous renseigner sur la création d'une politique de gestion des conflits d'intérêts personnalisée et adaptée à vos risques particuliers.

Partie 5 : Application et conséquences

Le respect de cette politique est obligatoire. Le fait de ne pas déclarer un conflit d'intérêts connu, de fournir de fausses informations sur un formulaire de déclaration ou de violer un plan de gestion sont considérés comme des infractions graves.

Toute infraction entraînera des mesures disciplinaires. Selon sa gravité, ces mesures pourront aller d'un avertissement verbal ou écrit à une suspension, voire un licenciement immédiat. L'entreprise se réserve également le droit d'engager des poursuites judiciaires si elle subit un préjudice. Cette application rigoureuse des règles garantit la responsabilisation et témoigne de notre engagement envers une conduite éthique et une gouvernance interne solide.

Meilleures pratiques pour le déploiement et la gestion des politiques

L'élaboration d'une politique de gestion des conflits d'intérêts solide est un excellent point de départ, mais un document qui prend la poussière dans un dossier ne change rien. La véritable prévention commence par sa mise en œuvre. Une politique non intégrée à la culture de votre entreprise n'est qu'un document papier, n'offrant aucune protection réelle contre les risques liés au facteur humain et les responsabilités commerciales qui en découlent.

Une mise en œuvre efficace transforme un document statique en un élément vivant de votre cadre de gouvernance. Elle exige une stratégie fondée sur une communication claire, une formation pertinente et une application rigoureuse. Sans cela, même la politique la mieux rédigée ne pourra pas prévenir les menaces internes.

Obtenir l'adhésion et la communication de la direction

Le succès de toute politique repose sur le soutien de la direction. Lorsque les hauts dirigeants défendent activement la politique de gestion des conflits d'intérêts, ils démontrent à tous qu'il s'agit d'un impératif pour l'entreprise. Ce soutien doit être véhiculé de manière constante lors des réunions générales, des réunions de direction et dans les opérations quotidiennes.

Un plan de communication clair est essentiel pour que chaque employé comprenne le « pourquoi » de cette politique et son rôle dans son application. Il ne s'agit pas simplement de diffuser des règles, mais d'instaurer une culture de prévention.

• Annonce initiale du lancement : Un cadre supérieur présentera officiellement la politique et expliquera son importance cruciale pour l’intégrité de l’entreprise.

• Un centre de ressources accessible : créez un emplacement central et facile à trouver sur votre intranet pour la politique, la FAQ et les formulaires associés. Ne la reléguez pas au second plan.

• Rappels réguliers : Maintenez cette politique à l’esprit grâce à des communications périodiques, notamment lors des périodes de divulgation annuelles.

Former et promouvoir une culture du signalement

La formation ne doit pas se limiter à la lecture d'un document et à un simple clic sur « J'accepte ». Une formation efficace s'appuie sur des scénarios concrets et pratiques pour aider votre équipe à identifier les conflits potentiels liés à leurs fonctions. L'objectif est de développer des réflexes en matière de prise de décision éthique, et non de se contenter de cocher une case de conformité. Cette formation devrait être obligatoire pour les nouveaux employés et faire l'objet d'une formation de recyclage annuelle pour l'ensemble du personnel.

Il est tout aussi essentiel de créer une culture où chacun se sent en sécurité pour signaler les conflits potentiels sans crainte de représailles. Cette sécurité psychologique est le fondement de la transparence. Elle encourage la divulgation précoce des informations, permettant ainsi de gérer les risques avant qu'ils ne dégénèrent en incidents coûteux et en enquêtes réactives.

La conception de votre programme de gestion des conflits d'intérêts a un impact direct sur son efficacité. Les données montrent que la combinaison de déclarations annuelles et de mises à jour ponctuelles permet une détection des conflits d'intérêts 51 % plus rapide . L'intégration de cette politique à des contrôles automatisés – comme le blocage d'une approbation d'achat en cas de conflit – peut réduire de 62 % le nombre d'attributions litigieuses. Cela ne se contente pas de réduire les risques ; cela préserve également vos finances.

Cette approche proactive est la pierre angulaire de tout programme de conformité moderne. Elle recentre l'attention non plus sur la résolution des problèmes, mais sur leur prévention, principe fondamental d'une gestion efficace des risques de conformité . En faisant de la divulgation une pratique courante et sécurisée, vous permettez à vos employés de devenir votre première ligne de défense.

La nouvelle norme en matière de gestion proactive des risques

Un modèle de politique de gestion des conflits d'intérêts est un point de départ essentiel, mais ce document reste figé. Une gouvernance efficace exige une approche dynamique et prospective, ce que les méthodes traditionnelles ne peuvent offrir. Pendant des décennies, les organisations se sont cantonnées à une logique réactive, ne lançant d'enquêtes coûteuses qu'une fois le mal fait. Ce modèle obsolète est fondamentalement défaillant ; il est onéreux, perturbateur et toujours en retard sur les risques liés au facteur humain qu'il est censé maîtriser.

La nouvelle norme est la prévention proactive. Il s'agit d'identifier et de traiter les conflits potentiels et autres menaces internes avant qu'ils ne dégénèrent en fautes professionnelles ou en fraudes. Cette approche moderne fait de la gestion des risques une fonction opérationnelle en temps réel, protégeant ainsi vos actifs et votre réputation de l'intérieur. Une politique de gestion des conflits d'intérêts est un élément essentiel d'un cadre de gestion des risques plus large, conçu pour garantir la résilience de l'ensemble de l'organisation.

Prévention éthique optimisée par l'IA

Cette nouvelle norme repose sur des plateformes de gestion préventive des risques pilotées par l'IA. Contrairement aux outils de surveillance intrusifs qui détruisent la confiance et engendrent d'importantes responsabilités juridiques, les solutions modernes comme Logical Commander sont éthiques, non intrusives et conformes à la loi EPPA . Elles fonctionnent en analysant les données contextuelles et les indicateurs comportementaux pour identifier les risques potentiels sans recourir à la surveillance secrète ni à d'autres méthodes juridiquement risquées et contraires à la réglementation.

Par exemple, notre plateforme avancée E-Commander peut détecter des schémas révélateurs de relations d'intérêts occultes entre un employé et un fournisseur bien avant l'attribution d'un contrat biaisé. Il s'agit d'un progrès considérable par rapport aux signalements manuels, qui reposent entièrement sur la capacité ou la volonté de l'employé à signaler un conflit d'intérêts. C'est la nouvelle norme en matière de détection des menaces internes.

L'infographie ci-dessous met en évidence l'efficacité d'une politique de gestion des conflits d'intérêts lorsqu'elle est soutenue par de solides pratiques de gestion.

Ces chiffres racontent une histoire puissante. Les processus structurés et soutenus par un système comme les divulgations annuelles ( 51 % ), les examens par comité ( 36 % ) et les contrôles automatisés ( 62 % ) augmentent considérablement l'impact réel d'une politique sur les affaires.

Aller au-delà des enquêtes réactives

Les enquêtes médico-légales réactives sont la marque d'une stratégie de gestion des risques obsolète. Elles sont extrêmement gourmandes en ressources, mobilisant souvent des mois de travail pour les équipes d'audit interne, juridiques et RH, sans parler des consultants externes onéreux. Ce processus peut nuire au moral des équipes et instaurer un climat de méfiance, dont l'origine et la conséquence sont humaines.

Les plateformes de gestion proactive des risques, telles que E-Commander / Risk-HR de Logical Commander, représentent un changement fondamental. En fournissant des renseignements d'alerte précoce, elles permettent aux organisations d'intervenir par de simples actions administratives – comme une conversation ou une réaffectation – au lieu de lancer une enquête approfondie après un incident majeur.

Voici l'avenir de la gouvernance et de la conformité. Il s'agit d'une approche éthique, pilotée par l'IA et axée sur la réduction des risques humains liés à l'IA, qui respecte la dignité des employés tout en protégeant l'organisation. En adoptant cette nouvelle norme, les entreprises peuvent enfin anticiper les menaces internes et transformer leur politique de gestion des conflits d'intérêts en un véritable bouclier plutôt qu'en un simple constat d'échecs passés.

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Une politique de gestion des conflits d'intérêts bien structurée est un excellent point de départ, mais ce n'est qu'un élément parmi d'autres. Pour les consultants, les intégrateurs technologiques et les prestataires de services, la demande en matière de gestion des risques proactive et éthique explose. Il ne s'agit pas d'une simple tendance, mais d'une formidable opportunité de marché, et nous vous invitons à la saisir avec nous.

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Foire aux questions concernant votre exemple de politique en matière de conflits d'intérêts

Même avec un modèle de politique de gestion des conflits d'intérêts parfaitement solide, des questions surgissent toujours au moment de sa mise en œuvre. Cette section aborde les préoccupations les plus courantes que nous entendons de la part des responsables de la conformité, des RH et des affaires juridiques, en vous fournissant des réponses claires et concrètes pour vous guider dans les zones d'ombre.

Quelle est la différence entre un conflit d'intérêts réel et un conflit d'intérêts potentiel ?

Un conflit d'intérêts avéré survient lorsque la limite a déjà été franchie. Les intérêts privés d'une personne ont déjà influencé ses obligations professionnelles, compromettant ainsi une décision ou une action. Le mal est fait et une enquête corrective coûteuse peut s'avérer nécessaire.

Le risque réside dans un conflit d'intérêts potentiel . Il s'agit d'une situation où les intérêts privés d'une personne pourraient influencer ses fonctions officielles ultérieurement. Une politique rigoureuse et des logiciels modernes d'évaluation des risques permettent de repérer et de gérer ces conflits potentiels avant qu'ils ne se concrétisent et n'entraînent des incidents dommageables. La prévention proactive est essentielle à cet égard.

À quelle fréquence les employés doivent-ils remplir les déclarations de conflits d'intérêts ?

À tout le moins, exigez que chacun remplisse un formulaire de divulgation annuellement et lors de son embauche.

Toutefois, cela ne suffit pas pour une détection efficace des menaces internes. Votre politique doit exiger des employés qu'ils soumettent une nouvelle déclaration dès qu'un nouveau conflit d'intérêts potentiel survient : changement d'emploi du conjoint, modification des investissements ou lancement d'une activité parallèle. Cette approche événementielle offre une visibilité en temps réel sur les risques liés au facteur humain.

Quelles sont les premières démarches à entreprendre lorsqu'une personne révèle un conflit d'intérêts ?

La première étape consiste toujours à recueillir les informations figurant sur le formulaire de déclaration. Au besoin, un entretien de suivi permettra de clarifier certains points ; veillez à ce qu’il s’agisse d’une discussion et non d’un interrogatoire conflictuel.

À partir de là, l'évaluateur désigné – un responsable de la conformité ou un comité d'éthique – analyse la situation au regard des définitions de la politique. Il détermine le niveau de risque et élabore un plan de gestion. Ce plan peut prévoir le retrait de certaines décisions, le désinvestissement ou la réaffectation des tâches afin de neutraliser le risque lié au facteur humain avant qu'il ne s'aggrave.

Comment pouvons-nous nous assurer que notre politique en matière de conflits d'intérêts s'applique également à la haute direction ?

La cohérence est essentielle à la gouvernance et à la protection de la réputation. Si une politique ne s'applique pas aux dirigeants, elle n'a aucune crédibilité. Pour garantir que tous soient soumis aux mêmes exigences, il est nécessaire de disposer d'un organe d'examen indépendant, tel qu'un comité d'éthique au niveau du conseil d'administration, chargé de traiter les déclarations des hauts dirigeants.

Cette structure élimine tout risque de partialité de la part des subordonnés directs lors de l'évaluation de leurs supérieurs. Elle véhicule un message fort : nul n'est au-dessus des règles, renforçant ainsi l'intégrité à tous les niveaux et protégeant le cadre de gouvernance de l'organisation.

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