Una guía para comprender y prevenir la contracción empresarial

En pocas palabras, la merma de inventario es la frustrante brecha entre el inventario que cree tener y el que realmente tiene en los estantes. Es el valor de todos los productos que desaparecen entre el muelle de recepción y el carrito de compras del cliente, y afecta directamente sus resultados.

¿Qué es exactamente la contracción empresarial?

Piense en su negocio como un cubo que se llena constantemente con inventario valioso. La merma es la fuga lenta y silenciosa en el fondo, que agota las ganancias incluso antes de tener la oportunidad de vender. Se manifiesta como una discrepancia entre el recuento de existencias en sus registros y el recuento físico que realiza en el almacén o en la tienda.

No se trata solo de unos pocos artículos extraviados; es una grave pérdida financiera. Para una empresa con un inventario de 50 millones de dólares , incluso una tasa de merma aparentemente pequeña del 0,5 % se traduce en una pérdida de 250.000 dólares . No son solo números en una hoja de cálculo; es dinero real que desaparece de su negocio.

Comprender la merma es el primer paso para solucionar esa fuga. Si bien el término es más común en el comercio minorista, representa un problema para cualquier industria que tenga inventario físico, desde plantas de fabricación y centros de distribución hasta restaurantes y farmacias.

El verdadero costo de la pérdida de inventario

El daño causado por la merma va mucho más allá del costo de la mercancía perdida. Crea un efecto dominó que desestabiliza toda la operación, causando una serie de problemas secundarios.

• Pronósticos imprecisos: Cuando los registros de inventario son erróneos, no se puede predecir la demanda con precisión. Esto provoca desabastecimientos problemáticos de artículos populares o un exceso de inventario que inmoviliza el efectivo.

• Mal servicio al cliente: los desabastecimientos causados por "inventario fantasma" (artículos que su sistema dice que están en stock pero que en realidad no están) dan lugar a pedidos incumplidos y clientes enojados.

• Costos operativos inflados: Muchas empresas intentan compensar pérdidas desconocidas aumentando su stock de seguridad, lo que incrementa los costos de mantenimiento y bloquea capital que podría usarse para el crecimiento.

• Márgenes de ganancia reducidos: al final del día, cada artículo perdido es un disparo directo a su rentabilidad, lo que lo obliga a vender más solo para mantenerse a flote.

Los cuatro tipos principales de contracción empresarial

La merma rara vez se debe a un solo factor. Suele ser una combinación de problemas que se dividen en cuatro categorías principales. Comprender estos distintos tipos es clave para determinar con exactitud dónde se está filtrando su cartera operativa.

A continuación se presenta una breve descripción general de las principales categorías de pérdida de inventario que contribuyen a su tasa de contracción general.

Tipo de contracción	Causa primaria	Ejemplo común
Robo externo	Hurto en tiendas o delincuencia organizada en el comercio minorista por parte de personas que no son empleados.	Un cliente que oculta un producto y se va sin pagar.
Robo interno	Robo o fraude cometido por empleados o contratistas.	Un empleado que roba mercancía o falsifica registros para beneficio personal.
Error administrativo	Errores en el papeleo, precios o ingreso de datos.	Un artículo mal etiquetado con un precio incorrecto, lo que da lugar a una venta incorrecta.
Pérdidas operativas y de proveedores	Daños, deterioro o errores en la cadena de suministro.	Un palé de mercancías dañadas durante el transporte o productos que caducan en el estante.

Reconocer cuáles de estos factores le afectan más es el primer paso para desarrollar una estrategia específica para detener el sangrado.

La merma es una de esas fugas silenciosas de beneficios que no se reflejan en el balance, pero que sin duda afectará gravemente su cuenta de resultados. Altera sus previsiones, infla su inventario de seguridad y reduce sus niveles de servicio.

Esta guía desglosará las causas ocultas de estas pérdidas, le mostrará cómo medirlas con precisión y le proporcionará una estrategia clara para prevenirlas. Al pasar de una mentalidad reactiva a una proactiva, podrá solucionar las fugas, proteger sus activos y garantizar que las ganancias que tanto le costó obtener permanezcan donde deben estar: en su negocio.

Las causas ocultas de la pérdida de inventario

Para comprender realmente la merma, primero hay que comprender su origen. Piénselo como un médico que diagnostica una enfermedad: no se puede recetar la solución adecuada hasta que se haya identificado la causa raíz. La merma de inventario casi nunca es un problema aislado; es un síntoma de vulnerabilidades más profundas que se esconden en sus operaciones.

Estas vulnerabilidades suelen clasificarse en cuatro categorías. Cada una representa un tipo diferente de "filtración" en su inventario, y determinar cuáles son las más importantes para su negocio es la clave para solucionarlas definitivamente.

Robo externo: la cara pública de la contracción

Cuando la mayoría de la gente escucha la palabra "pérdida", esto es lo que se imagina. El robo externo abarca todas las pérdidas causadas por personas ajenas a la organización y supone un problema constante para cualquier negocio que atienda a clientes.

Se presenta de dos maneras principales:

• Hurto en tiendas: Generalmente, se trata de una persona que oculta productos y se marcha sin pagar. Suele ser oportunista, y se centra en artículos pequeños y de alto valor que son fáciles de robar.

• Delincuencia Organizada Minorista (ORC): Se trata de una amenaza mucho mayor y más coordinada. Grupos profesionales roban grandes cantidades de artículos específicos para revenderlos en línea o a través de otros canales ilegales, causando pérdidas masivas y selectivas.

Si bien es la causa más visible, el robo externo es solo una pieza de un rompecabezas mucho mayor. A menudo, las causas más perjudiciales de la pérdida de ingresos se encuentran mucho más cerca de casa.

Robo interno: la amenaza desde dentro

Las pérdidas por robo interno —cometidas por sus propios empleados, contratistas o incluso proveedores— suelen ser la principal y más destructiva causa de mermas. Dado que las personas con acceso interno tienen acceso legítimo a su inventario, sistemas y edificios, sus acciones son mucho más difíciles de detectar.

El robo interno suele surgir de una combinación de oportunidad, justificación y presión. Una cultura de alto estrés, baja moral o falta de supervisión pueden crear, sin querer, un entorno donde la mala conducta parece justificada o fácil de ocultar.

Este tipo de robo puede adoptar muchas formas:

• Robo directo de mercancía: Un empleado simplemente se lleva los productos a casa sin pagar.

• Abuso de descuentos: el personal ofrece descuentos no autorizados a amigos y familiares, lo que genera ganancias en la caja registradora.

• Fraude de reembolso: un esquema común implica crear devoluciones falsas para embolsarse el dinero.

• "Cariño": los cajeros "olvidan" intencionalmente escanear todos los artículos de un cliente que conocen.

Estas acciones no se limitan a bienes robados; representan una violación de la confianza que puede perjudicar la moral de la empresa y devastar sus finanzas. Analizar a fondo las causas de la merma en el comercio minorista y las estrategias de prevención puede ofrecer una hoja de ruta más clara para mitigar estos riesgos internos.

Errores administrativos: el asesino silencioso de las ganancias

No todas las mermas son maliciosas. Una gran parte se debe a simples errores humanos y procesos administrativos deficientes. Estas pérdidas de papel ocurren cuando el inventario físico y los registros se desfasan debido a errores.

Los errores administrativos más comunes incluyen:

• Errores de precios: los precios incorrectos cargados en el sistema significan que usted podría estar vendiendo artículos por mucho menos de lo que debería.

• Inexactitudes en la recepción: si los envíos entrantes no se cuentan correctamente, el recuento de inventario será incorrecto desde el principio.

• Defectos en el ingreso de datos: Un simple error tipográfico al ingresar los recuentos de existencias puede crear un inventario fantasma o provocar nuevos pedidos innecesarios.

Estos errores son silenciosos, pero incesantes. Reducen sus ganancias mediante miles de pequeñas discrepancias no registradas que se acumulan con el tiempo.

Fallas operativas y de proveedores

Finalmente, puede perder inventario debido a fallas en su cadena de suministro o en sus operaciones diarias. Esta categoría abarca cualquier producto que se pierda, se dañe o se estropee antes de que tenga la oportunidad de venderlo, lo que representa una pérdida total de su inversión.

Los ejemplos incluyen:

• Mercancía dañada: Productos rotos durante el envío, en el almacén o en el piso de ventas.

• Descomposición: Artículos perecederos que caducan y deben desecharse.

• Fraude de proveedores: proveedores que intencionalmente entregan un pedido por debajo del valor real y le facturan más artículos de los que realmente entregaron.

Al dividir su contracción en estas cuatro áreas, puede dejar de adivinar y comenzar a desarrollar una estrategia específica que aborde los puntos débiles específicos de su empresa.

Cómo medir con precisión su tasa de contracción

No se puede solucionar un problema que no se puede medir. Sin datos sólidos, la merma parece un coste impreciso y frustrante de hacer negocios. Pero en cuanto aprendes a calcularla con precisión, conviertes ese misterio en un Indicador Clave de Rendimiento (KPI) concreto que realmente puedes gestionar y mejorar.

Medir la merma transforma una preocupación abstracta en una cifra tangible. Es la diferencia entre decir "estamos perdiendo inventario" y saber " perdimos $40,000 el trimestre pasado, lo que representa el 2% del valor total de nuestro inventario". Ese tipo de precisión es la base de cualquier estrategia real de prevención de pérdidas. Permite monitorear el progreso, justificar nuevas inversiones y responsabilizar a los equipos.

Cálculo de su tasa de contracción

El primer paso es determinar sus pérdidas con una fórmula sencilla pero eficaz. En esencia, la merma es simplemente la diferencia entre el inventario que sus libros indican que tiene ( inventario contable ) y lo que encuentra al contarlo físicamente ( inventario físico ).

El cálculo en sí es sencillo. Veamos un ejemplo rápido:

1. Calcule el valor de su inventario contable: según sus registros, debería tener un inventario disponible por un valor de $2,000,000 .

2. Realizar un recuento físico: después de un recuento exhaustivo, su equipo descubre que solo tiene $1,960,000 en existencias reales.

3. Calcule el valor de contracción: reste el valor físico del valor contable para encontrar el monto en dólares de su pérdida. * $2,000,000 - $1,960,000 = $40,000 en contracción .

4. Calcule la tasa de contracción: ahora, divida ese valor de contracción por el valor total de su inventario de libros. * ($40,000 ÷ $2,000,000) x 100 = tasa de contracción del 2% .

Este porcentaje es su KPI principal. Le ofrece una forma estandarizada de medir la magnitud de sus pérdidas a lo largo del tiempo, incluso si el valor total de su inventario aumenta o disminuye.

Realizar la conciliación de inventario

Por supuesto, el cálculo de esta tasa depende de un proceso crítico: la conciliación de inventario . Este es el procedimiento formal mediante el cual se cuenta físicamente el inventario y se compara con los registros para detectar cualquier discrepancia. Para que esto sea preciso, se requiere un enfoque disciplinado.

• Congelar todos los movimientos: Antes de empezar a contabilizar un área específica, pausa todas las transacciones de inventario (recepción, envío y transferencia). Esto garantiza un conteo estático y limpio.

• Conteo sistemático: Realice sus conteos físicos e investigue cualquier diferencia importante en el momento. Esto puede ayudarle a descartar de inmediato errores humanos simples, como errores en las unidades de medida.

• Registrar las variaciones: una vez finalizado, documente la diferencia en su sistema de gestión de inventario para reconocer oficialmente la pérdida.

Este proceso es fundamental para visualizar el verdadero impacto financiero de la merma. También es un componente clave de cualquier evaluación integral del riesgo de fraude , ya que revela posibles vulnerabilidades.

Un error común es confiar únicamente en un único recuento completo del inventario una vez al año. Si bien es necesario, este método es disruptivo y proporciona muy pocos datos de tendencias. Las operaciones inteligentes implementan recuentos cíclicos regulares (contando secciones más pequeñas del inventario con mucha más frecuencia) para obtener información más oportuna y práctica.

Uso de puntos de referencia de la industria

Una vez que tenga su tasa de merma, ¿cómo saber si es buena o mala? Aquí es donde los puntos de referencia del sector resultan increíblemente útiles. Si bien no existe una tasa "aceptable" única para todos, la mayoría de las operaciones de alto rendimiento aspiran a una tasa de merma del 1 % o menos .

Comparar su cifra con los promedios del sector proporciona un contexto crucial. Una tasa del 2 % en un sector donde el promedio es del 0,8 % es una gran señal de alerta que exige atención inmediata. Por otro lado, una tasa del 1,2 % en un sector de alto riesgo podría ser más cercana a la norma.

Utilice estos puntos de referencia no como una excusa, sino como un criterio para establecer objetivos de mejora realistas y centrar sus esfuerzos de prevención donde tendrán el mayor impacto.

Cómo la contracción de la fuerza laboral aumenta el riesgo interno

Los cambios importantes en la plantilla, como despidos o reducciones de personal, repercuten en toda la organización, trascendiendo considerablemente la plantilla. Estos periodos de alto estrés e incertidumbre pueden aumentar drásticamente el riesgo de reducción de personal. De repente, empleados de confianza pueden convertirse en una carga potencial, a menudo sin mala intención.

Cuando los equipos se vuelven más eficientes, toda la dinámica de supervisión, carga de trabajo y moral se transforma por completo.

A los empleados que sobreviven casi siempre se les pide que asuman cargas de trabajo más pesadas, a menudo con menos supervisión directa que antes. Esta combinación tóxica de mayor presión y menor supervisión crea el caldo de cultivo perfecto tanto para errores accidentales como para mala conducta deliberada. Procedimientos sencillos que antes se seguían al pie de la letra pueden omitirse en el ajetreo diario, lo que da lugar a errores administrativos que inflan discretamente las cifras de pérdidas.

El elemento humano de la contracción

Durante estas contracciones, es absolutamente imposible ignorar el impacto psicológico en los empleados que permanecen. El miedo a más recortes, sumado al estrés de una mayor carga de trabajo, puede provocar rápidamente desconexión y una fuerte caída de la lealtad a la empresa. Aquí es donde el factor humano se convierte en un factor crítico, y a menudo ignorado, en la gestión de la pérdida de personal.

Un empleado que se siente sobrecargado, infravalorado o preocupado por su seguridad laboral tiene muchas menos probabilidades de estar motivado para evitar el desperdicio de trabajo o señalar una discrepancia. En casos más graves, un empleado descontento podría empezar a justificar la mala conducta, viéndola como una forma de "vengarse" de una empresa que, según él, le ha perjudicado. Estas acciones pueden ir desde infracciones menores de las políticas hasta robos deliberados de gran envergadura.

Cuando los empleados están bajo una enorme presión, las fronteras éticas pueden difuminarse. Una persona que normalmente nunca consideraría un robo podría abusar de los descuentos para un amigo u "olvidar" cobrar un artículo, justificándolo como un acto insignificante ante un cambio corporativo inmenso.

Para cualquier gran empresa, este aumento repentino del riesgo interno representa una seria amenaza. El sector tecnológico, por ejemplo, registró más de 50.000 despidos a nivel mundial tan solo en los primeros cuatro meses del año pasado, como parte de una caída general de 7 millones de puestos de trabajo en las perspectivas de empleo global. Los empleados bajo presión en estos equipos reducidos pueden señalar con anticipación preocupaciones éticas, como conflictos de intereses o exposición al fraude, lo que hace crucial la identificación proactiva. Las herramientas que se centran en indicadores preventivos, no en juicios, permiten a RR. HH. y a los departamentos de cumplimiento verificar los riesgos sin una vigilancia invasiva, preservando la privacidad bajo marcos como la EPPA y el RGPD. Puede descubrir más información sobre la fuerza laboral global en Sperton.com.

De la vigilancia a la prevención ética

La respuesta tradicional al aumento del riesgo interno siempre fue una mayor vigilancia: más cámaras, controles de equipaje más estrictos. Pero estos métodos suelen ser más perjudiciales que beneficiosos, hundiendo aún más la moral y creando una cultura de desconfianza. Peor aún, suelen ser ineficaces contra los riesgos sutiles, basados en procesos, que surgen durante una contracción de la fuerza laboral.

Un enfoque moderno y más ético cambia el panorama. Se centra en identificar indicadores de riesgo preventivo en lugar de intentar pillar a los empleados en el acto. Esta estrategia no se limita a supervisar cada movimiento de los empleados. En cambio, utiliza la tecnología para detectar anomalías y desviaciones de procedimiento que indiquen una posible vulnerabilidad.

Piense en estos como señales de alerta temprana, como:

• Acceso inusual al sistema: un empleado accede repentinamente a los registros de inventario de un departamento en el que no tiene por qué estar.

• Desviaciones de procedimiento: un patrón claro de anulaciones manuales en una terminal de punto de venta, todas vinculadas a un usuario específico.

• Patrones de transacciones anormales: un aumento repentino en transacciones anuladas o descuentos para empleados procesados por un solo cajero.

Al identificar estos indicadores, los equipos de RR. HH. y seguridad pueden intervenir de forma proactiva y solidaria. El objetivo no es acusar, sino comprender. Una investigación podría revelar la necesidad de una mejor capacitación, un proceso defectuoso que necesita solución o un empleado con dificultades que necesita ayuda. Para prevenir los impactos negativos de una plantilla reducida, implementar estrategias de retención de empleados de eficacia comprobada es crucial para estabilizar al equipo y la moral. Este enfoque proactivo ayuda a proteger tanto a su personal como a sus activos durante una transición organizacional difícil.

Desarrollar una estrategia moderna de prevención de mermas

Gestionar las pérdidas requiere mucho más que simplemente instalar unas cuantas cámaras de seguridad. Un programa de prevención verdaderamente eficaz se basa en tres pilares que deben trabajar en conjunto: su personal , sus procesos y su tecnología . Cuando estos tres elementos están sincronizados, crean un marco operativo sólido que protege sus activos de adentro hacia afuera.

Una estrategia eficaz cambia el enfoque de simplemente reaccionar ante el robo a erradicar proactivamente las causas de la pérdida antes de que se afiancen. Se trata de construir una cultura de responsabilidad, diseñar procedimientos herméticos y utilizar herramientas inteligentes para detectar debilidades antes de que puedan ser explotadas.

Fortaleciendo su primera línea de defensa: las personas

Sus empleados son su mayor activo, pero también pueden ser su defensa más importante contra las pérdidas. Un equipo desconectado, mal capacitado o sin apoyo puede convertirse rápidamente en su mayor lastre. Por eso, el pilar de las personas es la base de cualquier esfuerzo real de prevención de pérdidas.

Todo comienza incorporando a las personas adecuadas a su organización mediante prácticas sólidas de contratación y selección. Una vez que se incorporen, la capacitación continua es fundamental. No se trata solo de enseñarles a detectar a un ladrón, sino de educarlos sobre el verdadero impacto financiero que supone la pérdida de personal y su papel personal en la protección de los activos de la empresa.

La herramienta más poderosa contra la merma interna es una cultura empresarial positiva y transparente. Cuando los empleados se sienten valorados, respetados e involucrados en el éxito de la empresa, es mucho más probable que actúen como guardianes de su inventario en lugar de contribuir a su pérdida.

Creando procesos a prueba de balas

Incluso sus mejores empleados no pueden tener éxito sin procedimientos claros, consistentes y bien documentados. El pilar del "proceso" consiste en crear Procedimientos Operativos Estándar (POE) que eliminen las lagunas donde suelen ocultarse las pérdidas de inventario. Piense en estos POE como las barreras que mantienen sus operaciones en marcha.

Estos procesos deben cubrir cada etapa del ciclo de vida del inventario:

• Recepción: Exija una verificación de dos personas para los envíos entrantes para evitar que la falta de proveedores afecte sus libros contables.

• Gestión de inventario: Implemente recuentos cíclicos regulares para detectar discrepancias de forma temprana, en lugar de esperar una auditoría anual dolorosa y disruptiva.

• Manejo de efectivo: establezca protocolos estrictos para administrar cajas registradoras, procesar reembolsos y manejar depósitos para reducir las oportunidades de fraude.

• Auditorías: Realizar auditorías rutinarias y sin previo aviso para verificar el cumplimiento y asegurarse de que los procedimientos realmente se estén siguiendo.

Los procesos bien definidos eliminan la ambigüedad y crean un estándar claro de responsabilidad para todos en la organización.

La infografía a continuación muestra cómo los cambios organizacionales, como la reducción de personal, pueden incrementar directamente estos riesgos internos, lo que hace que el monitoreo moderno sea una necesidad.

Este flujo visual lo deja claro: a medida que los equipos se reducen, aumenta el riesgo de mala conducta, lo que exige un enfoque de prevención más inteligente y ético.

Adopción de tecnología proactiva

El último pilar, la tecnología, es donde la prevención moderna de pérdidas cobra verdadera importancia. Si bien las cámaras y las alarmas aún tienen su lugar, las mejores estrategias actuales van mucho más allá de la simple vigilancia. El objetivo no es vigilar a todos, sino identificar las señales de comportamiento específicas y los puntos débiles sistémicos que se presentan antes de que se produzca una pérdida.

Este enfoque moderno consiste en integrar la información sobre riesgos de diferentes sistemas, como el punto de venta, la gestión de inventario y los controles de acceso, en una plataforma unificada. En lugar de saturarse con datos sin procesar, esta tecnología detecta las primeras señales de alerta que indican posibles problemas. Por ejemplo, puede detectar un patrón inusual de transacciones anuladas por un solo cajero o repetidas anulaciones de procedimientos en un departamento.

Esta postura proactiva le permite intervenir con antelación, a menudo antes de que se produzca una pérdida real. Mejor aún, garantiza que sus esfuerzos de prevención sean específicos y eficientes, respetando al mismo tiempo la privacidad de los empleados y cumpliendo plenamente con normativas como el RGPD y la EPPA. Una base sólida en controles internos para la prevención del fraude es fundamental para cualquier empresa que busque implementar estas soluciones tecnológicas avanzadas.

Implementar estrategias eficaces de protección contra robos es fundamental en cualquier programa moderno de control de pérdidas, ya que aborda directamente una de las principales causas de pérdida de inventario. Al combinar un equipo comprometido, procesos rigurosos y tecnología inteligente, se construye una defensa integral que no solo reduce las pérdidas, sino que también fomenta un negocio más seguro y rentable.

Poniendo en práctica su programa de reducción de mermas

Bien, pasemos de la teoría a la realidad. Comprender qué es la merma no le ahorrará ni un céntimo en sus ganancias. Para controlar la pérdida de inventario, necesita un plan claro y estructurado. Esta lista de verificación es su hoja de ruta para poner en marcha un programa real de reducción de mermas, desde la primera evaluación hasta la medición continua.

No se trata de una solución única. Estamos construyendo un sistema sostenible de prevención. Se trata de integrar a su personal, sus procesos y la tecnología adecuada en un frente unificado contra las pérdidas. Siguiendo estos pasos, dejará de reaccionar ante los problemas y comenzará a reducir proactivamente las pérdidas desde su origen.

Fase 1: Evaluación inicial y formación del equipo

Antes de poder solucionar el problema, es necesario comprender su magnitud y contar con las personas adecuadas para abordarlo. Esta fase fundamental sienta las bases para todo lo que sigue.

1. Realice una evaluación de riesgos en el mundo real: Comience por analizar sus datos históricos. Identifique sus productos, ubicaciones y departamentos con mayor riesgo. Necesita saber exactamente dónde se produce el mayor sangrado para poder concentrar sus esfuerzos y lograr el máximo impacto.

2. Forme un equipo interfuncional de prevención de pérdidas: La merma es un problema organizacional, no solo de seguridad. Su equipo debe incluir personal de Operaciones, Recursos Humanos, Seguridad y Finanzas. Sin la participación de todos estos grupos, solo estará creando un silo más.

3. Defina roles y responsabilidades claros: Cada persona del equipo debe tener un rol específico. Decida quién será responsable del análisis de datos, quién se encargará de las auditorías de procesos, quién implementará la capacitación y quién supervisará la tecnología. Esto genera responsabilidad desde el primer día.

Fase 2: Establecimiento de procesos y KPI

Con el equipo ya formado, el siguiente paso es construir el marco operativo que impulsará el programa. Aquí es donde se crean reglas claras y, sobre todo, se define cómo se logra el éxito.

Un punto de falla común en los programas de reducción de pérdidas es la falta de métricas claras. Sin KPI específicos, se trabaja a ciegas, sin poder demostrar el retorno de la inversión (ROI) ni determinar si las estrategias realmente funcionan.

Para evitar esta trampa, es necesario establecer objetivos mensurables.

• Desarrolle procedimientos operativos estándar formales: Documente procedimientos operativos estándar claros e innegociables para sus actividades de mayor riesgo. Considere la recepción de inventario, el manejo de efectivo y el procesamiento de devoluciones. No deje lugar a ambigüedades.

• Establezca los KPI iniciales: Defina sus principales Indicadores Clave de Rendimiento (KPI). Comience con la tasa general de mermas , pero luego incorpore métricas complementarias como la precisión del recuento cíclico y el número de errores administrativos detectados cada mes.

• Establezca una línea base: Utilice su evaluación de riesgos inicial para establecer una línea base sólida para cada KPI. Este punto de partida es la única manera de poder monitorear el progreso real a lo largo del tiempo.

Fase 3: Implementación y Mejora Continua

La fase final consiste en poner en marcha tu plan y crear un ciclo de retroalimentación para que puedas seguir mejorando. Aquí es donde tu estrategia se convierte en una parte integral de la cultura de tu empresa.

1. Implemente soluciones tecnológicas: Implemente una plataforma unificada para centralizar la información sobre riesgos y dar seguimiento a cada acción realizada. Esto garantiza que la información se comparta entre departamentos y que sus esfuerzos de mitigación estén coordinados y sean totalmente auditables.

2. Implementar programas de capacitación para empleados: Implementar capacitación específica que capacite a su equipo sobre los nuevos procedimientos operativos estándar (POE) y su función específica en la prevención de pérdidas. Inculcar el mensaje de que la prevención de pérdidas es una responsabilidad compartida, no solo responsabilidad del departamento de seguridad.

3. Programe reuniones periódicas de revisión: Programe una reunión periódica en el calendario (mensual o trimestral) para que el equipo de prevención de pérdidas revise el rendimiento de los KPI en comparación con su línea base. Sin excusas.

4. Analizar y adaptarse: Utilice la información de sus KPI y las reuniones de equipo para determinar qué funciona y qué no. Prepárese para adaptar su estrategia, perfeccionar sus procesos e iterar constantemente para reducir la tasa de merma.

Sus preguntas, respondidas

Al analizar las pérdidas, siempre surgen algunas preguntas clave. Abordemos algunas de las más comunes que nos plantean los líderes que intentan controlar sus pérdidas.

¿Cuál es una tasa de contracción aceptable?

No existe una cifra mágica que se ajuste a todos los negocios, ya que mucho depende del sector. Una tienda de comestibles tendrá un punto de partida diferente al de una tienda de electrónica.

Dicho esto, la mayoría de las empresas de alto rendimiento en el sector minorista y logístico se esfuerzan por mantener su tasa de mermas en el 1 % o menos del valor total de su inventario. Si observa que esa cifra supera constantemente el 1,5 % , es una señal de alerta importante. Esa es la señal de que algo falla en sus operaciones o seguridad, y requiere su atención inmediata. La clave está en establecer su propio punto de referencia y vigilarlo con atención.

¿Con qué frecuencia debo realizar un recuento de inventario físico?

Confiar en un único y masivo recuento de inventario completo una vez al año es un grave error. Sí, tiene su razón de ser, pero es increíblemente disruptivo y los datos ya están obsoletos cuando se obtienen.

Los operadores más inteligentes utilizan el conteo cíclico . Este consiste en contar pequeñas secciones específicas de su inventario constantemente, diaria o semanalmente, con un cronograma rotativo. Esto le brinda una visión continua, casi en tiempo real, de lo que realmente está sucediendo, permitiéndole detectar discrepancias y solucionar la causa raíz mucho antes de que una pequeña fuga se convierta en una inundación.

¿Puede la tecnología por sí sola resolver mi problema de contracción?

En absoluto. La tecnología es una herramienta poderosa, pero no es la panacea. Las estrategias más exitosas para reducir la merma siempre se basan en tres pilares que trabajan en conjunto: personas, procesos y tecnología.

Puedes invertir en el mejor software del mundo, pero es inútil sin personal bien capacitado que sepa qué hacer y procesos claros y ejecutables que los guíen. La tecnología funciona mejor cuando fomenta una sólida cultura de responsabilidad. Detecta problemas y señala anomalías inusuales, pero tu equipo debe estar capacitado para actuar en función de esos conocimientos.

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